Distruzione dei dati con ritiro presso la sede del cliente

Ci rechiamo presso il sito del cliente (per la privacy titolare del trattamento) che custodisce la documentazione, con i nostri macchinari certificati e con personale adeguatamente formato, come voluto dal GDPR,. e trituriamo la documentazione cartacea obsoleta o preleviamo la documentazione da distruggere trasportandola nei nostri punti operativi dove verrà poi tritata. Il nostro organico operativo ha al vertice un Senior Security Manager certificato dalla norma UNI 10459:2017 che sovraintende alla corretta applicazione delle procedure di distruzione e di smaltimento dei trucioli così prodotti, e siamo autorizzati al trasporto merci c/terzi.

L’eliminazione dei documenti avviene meccanicamente tramite un processo di distruzione che riduce tutto il materiale cartaceo in frammenti intellegibili con taglio di sicurezza P4 e P5 (in base alle norme DIN 32757-1 distruggi documenti e EN 15713 che rappresenta, per definizione del Codice civile, la “regola d’arte” nell’attuazione di una procedura di distruzione), seguendo gli standard in materia e secondo quanto previsto dalla normativa vigente.

Considerando che le tipologie di dati sono diverse ed innumerevoli, ci siamo dotati di attrezzature professionali di livello di sicurezza P4 e P5 che garantiscono un alto livello di frantumazione come voluto dalla normativa di settore, principalmente in riferimento ai dati “sensibili”.

Disponiamo di attrezzature per la distruzione dei documenti conformi al livello di protezione di sicurezza dei dati in essi contenuti (norma DIN 66399) che vengono ridotti in striscioline o in pezzetti di carta infinitesimali completamente illeggibili.

I livelli di sicurezza vanno dal livello P1 (quello per i dati più generali) per arrivare al livello P6 e P7 (quello per i dati “segreti” e per i dati “top secret” per i quali è richiesto il livello di protezione in assoluto maggiore).

Dobbiamo venir nominati per la legge sulla privacy “responsabili esterni del trattamento” per quanto riguarda la distruzione del dato.

Alla fine della distruzione convogliamo i “trucioli prodotti” presso i centri di gestione rifiuti autorizzati; siamo iscritti all’Albo Nazionale Gestori Ambientali, Sezione Regionale del Friuli-Venezia Giulia al n. TS07884 dal 17.11.2022.

Terminata questa procedura rilasciamo un certificato di regolare esecuzione attestante l’avvenuta distruzione a tutela del titolare che può così dimostrare l’avvenuto trattamento (distruzione del dato) ed evitare di incorrere in pesanti sanzioni che possono arrivare fino a 20.000.000 di euro o se, trattandosi di impresa, fino al 4% del fatturato totale dell’anno precedente. Detto certificato deve essere inserito nel registro dei trattamenti e messo a disposizione degli organi competenti preposti alla verifica del rispetto della normativa privacy.

Il certificato dichiara la regolare esecuzione dello smaltimento ed attesta che le procedure adottate per la distruzione e smaltimento della documentazione cartacea sono state conformi al dettame in combinato disposto dal GDPR 2016/679 e dal Codice Privacy D.Lgs. 196/2003 adeguato con D.Lgs. n. 101/2018.

Ricordate:

il dato contenuto in documenti cartacei è un bene prezioso per voi, per la vostra vita, per la vostra attività. Va acquisito, va trattato e quando termina la sua finalità, va distrutto, non messo nella spazzatura o mandato al macero.

Il nostro personale è sottoposto a cicli di formazione continua in materia di privacy presso una scuola di formazione esterna sotto la supervisione di un nostro Senior Security Manager.