Da anni ormai si parla sempre più del rispetto della privacy, colonna portante del nostro contesto sociale. E per privacy intendiamo tutto quello che riguarda la tutela e la sicurezza dei dati della nostra vita, della nostra attività, del nostro tempo libero, dei nostri affetti, ovvero di tutto quello che vogliamo essere “nostro” e che solo noi decidiamo “se” e “con chi” condividere. Abbiamo osservato però che i dati spesso vengono raccolti per varie ragioni, tutte nella maggior parte lecite, e che alla fine del trattamento vengono dimenticati in qualche archivio per anni e anni, occupando spazi preziosi. La necessità quindi di eliminare documenti divenuti obsoleti, che costituiscono il principale motivo di intasamento di enormi spazi dedicati ad archivi cartacei, non solo si rende necessaria, ma è anche imposta dal GDPR 2016/679 la cui inosservanza viene sanzionata pesantemente dal Garante della Privacy.

Orbene la “legge sulla privacy” prevede tassativamente che, quando le motivazioni per cui i dati sono stati raccolti cessano, gli stessi dati devono essere distrutti a cura di chi li ha raccolti (trattati), pena pesanti sanzioni che possono venir irrorate dall’Autorità Garante della Privacy. I tempi di conservazione obbligatoria dei principali documenti vanno dai 2 ai 10 anni, non oltre.

Sono dati personali tutte le informazioni che identificano o rendono identificabile, direttamente o indirettamente, una persona fisica o giuridica, un ente o un’associazione, che possono fornire informazioni sulle sue caratteristiche, le sue abitudini, il suo stile di vita, le sue relazioni personali, il suo stato di salute, la sua situazione economica, il suo andamento aziendale, ecc.

Particolarmente importanti sono i dati che permettono l’identificazione diretta, quali i dati anagrafici, le immagini, ecc. e i dati che permettono l’identificazione indiretta quali un numero di identificazione (ad esempio il codice fiscale, l’indirizzo IP, l’indirizzo mail, il numero di targa, ecc.), quelli così detti “sensibili”, cioè quelli che rivelano l’origine razziale od etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, le opinioni politiche, l’appartenenza sindacale, quelli relativi alla salute o alla vita sessuale, o all’orientamento sessuale, i dati genetici, i dati biometrici, ecc., nonché quelli così detti “giudiziari” relativi a reati o condanne penali.

La nostra formazione 

La gestione, il riordino, l’eliminazione di vecchi archivi riprova particolarmente che i servizi dedicati alle aziende oggi sono particolarmente delicati per la loro sicurezza in quanto è necessaria una competenza altamente sofisticata, professionalizzata e specializzata.

Dalle origini curiamo in modo particolare la competenza attraverso rapporti costanti con il mondo della formazione dalle università ai centri di formazione, in Italia e all’estero. La nostra preparazione di alto livello è un elemento distintivo in ambito italiano e internazionale.

Da qui abbiamo notato che il documento cartaceo è alla base della nostra sicurezza: la sua presenza o la sua assenza possono determinare gli sviluppi fiscali, giudiziari, patrimoniali più svariati. NON ci occupiamo di carta qualunque, ma di quella carta che ha a che fare con la sicurezza.

Il nostro personale è sottoposto a cicli di formazione continua sia teorica che pratica ed è addestrato da un Senior Security Manager interno all’azienda.

Il dato riportato sulla carta è alla base della nostra sicurezza.